1. [印刷一覧]シートを作る

［印刷一覧］シート完成イメージ

作成手順

1. マクロ有効ブックとして保存する
2. 表1と表2をつくる
3. 絶対に数値を入れるセルの書式設定
4. マクロ実行ボタンを設置する

1.マクロ有効ブック(*.xlsm)で保存する

① 新規ブックを開く
↓
② [F12]で名前をつけて保存をひらく
↓
③ ファイルの種類から「マクロ有効ブック(*.xlsm)」を選択する
↓
④ ファイル名を『調査書封筒印刷.xlsm』として保存する
↓
⑤ ［Sheet1］を［印刷一覧］と名前を変更する

2.表1,表2をつくる

表1（番号指定セル範囲）

A1:B3に縦3行,横2列の表を作ります。

A1,A2,A3,B1セル
"連続印刷"、"開始番号"、"終了番号"、"▼番号指定"とそれぞれ文字列を入力します。

B2,B3セル
整数を入力します。

連続印刷マクロの開始番号、終了番号の設定値になります。

表2（印刷データ一覧）

D:G列に縦制限なし、横4列の表を作ります。

縦制限なしなので、11行以降も印刷データを増やしていくことができます。

オートフィルや[Ctrl,D]など、好きな方法で増やしてください。

D列
関数 "=ROW()-1" を入力します。

並べ替えをした後にも、1つおきの昇順にするためです。

E,F,G列
文字列を入力します。

この文字列がそのまま封筒の宛名などに反映されます。

※封筒に反映させたい項目(受験番号など)がある場合は、G列より右に枠を作ります。勤務校の実態に合わせてアレンジしてください。

レイアウトやデザインのポイント

表と表の間には空き列を入れる

それぞれの表の間には、C列があります。

このC列は空き列として何も入力してはいけません。

このように、1つのシート内に2つ以上の表をつくるときには、境界として空き列を入れるようにします。

マクロ処理をする際のエラー防止策の一つですので、習慣にしておくことをおすすめします。

色の濃淡に意味を持たせる

デザインについて、次のことを意識しています。

• 色はたくさん使わない。
• 濃色は、書き換えてほしくないセル
• 淡色は、共通の性質をもつ入力セル
• 無色枠ありは、データを入力するセル

［印刷一覧］シートでいうと、 

• 色は青系統のみ
• 濃色＝紺色＝見出し
• 淡色＝水色＝印刷番号を入力するセル
• 無色枠あり＝高校名、生徒氏名、中学校作成書類を入力するセル

という具合です。

文字だけでなく色でも意味を伝えられないかと考えた結果、このルールに落ち着きました。

3.絶対に数値を入れるセルの書式設定

B2,B3セルは書き換える頻度が高いです。

必ず数値を入力するセルです。

そんなときには、次のような設定をして楽に入力できるように工夫します。

日本語入力の無効 

① B2:B3セルを選択する
↓
② [データ]-[データの入力規則]をひらく
↓
③ 最右タブ[日本語入力]で「IME-日本語入力」で「無効」を選択
↓
④ ［OK］をクリック 

試しに日本語入力をONにした状態でB2セルに「1」を入力してみてください。

普段は全角数字「１」が入力されていました。

しかし、今回は半角数字「1」が入力されますよね。 

「IME-日本語入力」を「無効」にしたためです。

注意書きを表示せず、半角文字のみを入力させるためのテクニックです。

4.マクロ実行ボタンを設置する

① [挿入]-[図形]-[四角形: 角を丸くする]を選択する
↓
② B5セルあたりに図形を挿入する
↓
③ 「連続印刷実行」とテキスト入力する
↓
④ 必要に応じて、サイズや色を調整する

まとめ・次回

以上で［印刷一覧］シートの完成です。

次回は 『2.［印刷レイアウト］シートを作る』です。

調査書を印刷する封筒の大きさ、向きなどを事前に把握しておきましょう。